Preventivo e fattura descrivono spesso lo stesso lavoro, ma svolgono funzioni diverse. Il preventivo presenta attività, prezzo e condizioni prima dell’esecuzione; la fattura documenta fiscalmente l’operazione secondo le regole applicabili.
Il preventivo è una proposta
Nel preventivo puoi articolare alternative, quantità stimate, tempi, validità, pagamenti ed esclusioni. Il documento serve al cliente per valutare l’offerta e al fornitore per fissare il perimetro del lavoro. Dopo l’accettazione va conservata la versione concordata.
La fattura è un documento fiscale
La fattura deve contenere i dati previsti dalla disciplina fiscale e, nei casi soggetti a fatturazione elettronica, viene predisposta e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio. L’Agenzia delle Entrate ricorda che il Sistema controlla la presenza dei dati fiscali obbligatori e degli identificativi del fornitore e del cliente.
Mantieni coerenza tra i documenti
Descrizioni, quantità e importi fatturati dovrebbero poter essere ricondotti al preventivo accettato e alle varianti approvate. Se il lavoro viene fatturato per fasi, usa riferimenti riconoscibili e verifica acconti, saldi e date con il tuo consulente.
Non trasformare il preventivo in fattura cambiando il titolo
I due documenti hanno contenuti e adempimenti differenti. Un PDF commerciale non sostituisce l’emissione fiscale quando questa è dovuta. Allo stesso modo, la fattura non risolve automaticamente ambiguità su attività, esclusioni o tempi che avrebbero dovuto essere chiariti nell’offerta.
Un flusso ordinato
- Emetti e identifica il preventivo.
- Conserva l’accettazione e gli allegati.
- Registra le varianti.
- Verifica cosa è stato effettivamente eseguito.
- Emetti il documento fiscale corretto nei tempi applicabili.
Per aliquote, momento di effettuazione e obblighi di fatturazione fai riferimento al tuo commercialista.