Informativa sulla Privacy di PreventivOk
Ultimo aggiornamento: 07/08/2026
1. Titolare del Trattamento
Il titolare del trattamento è Augello Antonio, persona fisica. PreventivOk è il nome del servizio.
Indirizzo: Via Scaramuzzi, 6, 71013 San Giovanni Rotondo (FG), Italia
Email di contatto: [email protected]
2. Tipologie di Dati Raccolti
PreventivOk può trattare:
- username, indirizzo email e password conservata mediante hashing
- dati del profilo, fiscali, professionali e di contatto
- dati dei clienti inseriti dall’utente
- preventivi, voci, note, costi, pagamenti e stato degli incassi
- documenti PDF generati o caricati
- richieste di assistenza e comunicazioni
- dati tecnici, log di sicurezza ed errori strettamente necessari
- preferenze e prova del consenso marketing
- identificativi tecnici, prodotto, stato e periodo dell’abbonamento ricevuti da Apple o Google
- se l’utente attiva e usa Poki, i dati descritti nelle sezioni dedicate e pertinenti alla sua richiesta.
I dati possono essere consultati dall’utente interessato e, nei limiti necessari, da Augello Antonio, da soggetti autorizzati e dai fornitori tecnici impiegati per erogare, proteggere e assistere il servizio.
3. Finalità del Trattamento
I dati sono trattati per creare e gestire l’account, consentire la gestione di clienti, preventivi, costi e pagamenti, generare PDF, sincronizzare i dati, fornire assistenza e verificare il piano. Se l’utente attiva e usa Poki, i dati strettamente necessari sono trattati per comprendere la richiesta; recuperare informazioni autorizzate; assistere nella gestione dei clienti e nella creazione o modifica dei preventivi; generare PDF; preparare comunicazioni; assistere con costi, pagamenti e incassi; spiegare dati fiscali e amministrativi elaborati dal backend; proporre promemoria e operazioni disponibili. Domanda e risposta visibile possono inoltre essere conservate temporaneamente, dopo redazione e cifratura, per migliorare la comprensione linguistica, la pertinenza e l’esecuzione degli strumenti di Poki. I dati tecnici possono essere trattati per sicurezza, prevenzione degli abusi, protezione del servizio, diagnosi degli errori e continuità operativa. Le comunicazioni promozionali sono una finalità distinta e facoltativa.
4. Base Giuridica del Trattamento
Esecuzione del contratto o misure precontrattuali: account, clienti, preventivi, PDF, sincronizzazione, verifica del piano, assistenza richiesta e Poki esclusivamente dopo l’attivazione volontaria e durante l’uso. L’attivazione di Poki è una scelta funzionale separata, revocabile in ogni momento, e non coincide con il consenso marketing.
Interesse legittimo: sicurezza, prevenzione di abusi e frodi, protezione del servizio, log tecnici necessari, gestione degli errori e miglioramento di comprensione, pertinenza ed esecuzione degli strumenti di Poki mediante conservazione temporanea redatta e cifrata, dopo il bilanciamento richiesto e con diritto di opposizione.
Consenso: esclusivamente per marketing e per altri trattamenti che lo richiedano espressamente. Il consenso marketing è separato, facoltativo e revocabile; non è la base dei trattamenti necessari al servizio.
5. Abbonamenti tramite Apple e Google e dati Stripe storici
Le nuove sottoscrizioni a pagamento sono disponibili esclusivamente tramite Apple App Store o Google Play Store. PreventivOk non offre checkout web e non elabora né conserva i dati completi delle carte. Acquisto, rinnovo, cancellazione e rimborso sono gestiti dallo store secondo le sue condizioni. PreventivOk riceve soltanto le informazioni tecniche necessarie a verificare acquisto, prodotto, stato e periodo dell’abbonamento e ad abilitare il piano. Apple e Google trattano i dati secondo le rispettive informative e condizioni.
Stripe non è più disponibile per nuove sottoscrizioni. Alcuni dati tecnici e amministrativi relativi ad abbonamenti sottoscritti in passato possono essere conservati per il tempo necessario alla gestione del rapporto, agli obblighi di legge e alla tutela dei diritti.
6. Condivisione dei Dati con Terze Parti
I dati possono essere trattati da fornitori tecnici selezionati, nei limiti necessari all’erogazione, alla sicurezza e alla gestione del servizio:
- Hetzner, per hosting, database e object storage nell’Unione europea
- Cloudflare, per distribuzione dei contenuti, disponibilità e sicurezza della rete
- Apple e Google, per autenticazione quando scelta dall’utente e per acquisti e abbonamenti nei rispettivi store
- Amazon SES, nella regione di Milano, per la consegna delle email
- OpenAI, provider dei modelli di intelligenza artificiale usati da Poki, soltanto dopo l’attivazione volontaria e durante l’uso della funzione
- Sentry, per monitoraggio dei crash e diagnosi degli errori tecnici; possono essere trasmessi messaggio di errore, stack trace e dati tecnici di contesto, mentre l’invio automatico predefinito delle PII è disabilitato.
7. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
L’hosting principale di Hetzner e Amazon SES è configurato nell’Unione europea. Possono tuttavia verificarsi trattamenti o accessi da Paesi esterni allo SEE nei seguenti casi:
- Cloudflare: rete globale e società o sub-responsabili anche negli Stati Uniti e in altri Paesi indicati nella documentazione del fornitore; garanzia applicabile: decisione di adeguatezza quando disponibile e Clausole contrattuali standard della Commissione europea per gli altri trasferimenti
- Amazon Web Services: accessi o trasferimenti limitati necessari a erogazione, manutenzione, assistenza o obblighi di legge, anche dagli Stati Uniti o dai Paesi dei sub-responsabili; garanzia applicabile: Clausole contrattuali standard incorporate nel DPA AWS e misure supplementari
- OpenAI: OpenAI Ireland e affiliate o sub-responsabili, anche negli Stati Uniti e nei Paesi pubblicati nell’elenco dei sub-responsabili; garanzia applicabile: decisione di adeguatezza quando disponibile o Clausole contrattuali standard previste dal DPA OpenAI
- Sentry: infrastruttura e società o sub-responsabili anche nell’Unione europea e negli Stati Uniti; garanzia applicabile: decisione di adeguatezza e Data Privacy Framework quando applicabile oppure Clausole contrattuali standard previste dal DPA Sentry.
L’interessato può chiedere una copia o informazioni sulle garanzie scrivendo ad [email protected]. Le condizioni e gli elenchi aggiornati sono disponibili nei DPA e nelle pagine ufficiali dei rispettivi fornitori.
8. Poki — assistente basato sull’intelligenza artificiale
Poki è l’assistente IA integrato in PreventivOk per gli utenti con piano Premium attivo. La disponibilità può essere progressiva e richiedere un aggiornamento dell’app. L’uso è facoltativo e richiede un’attivazione separata: l’accettazione dei Termini e la presa visione della Privacy Policy non attivano Poki. Il trattamento inizia soltanto quando l’utente lo attiva e lo usa; la disattivazione interrompe l’accesso a Poki senza far perdere le altre funzionalità Premium.
In base alle funzioni rese disponibili nell’app, Poki può consultare dati autorizzati; creare nuovi clienti; creare o modificare preventivi, prezzi, quantità, IVA, sconti e descrizioni; generare PDF; preparare email e inviarle soltanto dopo una conferma che mostri destinatario, oggetto, testo e allegati; creare, modificare o cancellare costi e pagamenti; aggiornare lo stato di pagamento di un preventivo; creare promemoria separati. Ogni operazione che crea, modifica, cancella o invia dati richiede anteprima, riepilogo e conferma esplicita. Poki non può modificare o cancellare clienti esistenti, modificare impostazioni fiscali o credenziali, gestire account o abbonamento, effettuare cancellazioni massive, cancellare l’account, accedere ai dati altrui, inviare campagne massive o assumere decisioni autonome con effetti significativi.
Poki è identificato come assistente IA: le risposte, le estrazioni e le trascrizioni possono essere incomplete, inesatte o non aggiornate e devono essere controllate dall’utente; non sostituiscono consulenza fiscale, legale, contabile, medica o finanziaria. Autenticazione, autorizzazioni, isolamento degli account, validazione dei dati, calcoli fiscali e importi ufficiali restano deterministici nel backend Django.
Per mantenere il contesto durante una chat attiva, Poki conserva sul server gli ultimi dieci scambi pertinenti, entro un limite complessivo di 30.000 caratteri, con cifratura applicativa. Il contenuto serve soltanto a formulare le risposte successive della stessa chat, non è disponibile come cronologia navigabile ed è cancellato quando la chat viene chiusa. L’app conserva soltanto l’identificativo della chat attiva e, al successivo avvio, elimina l’eventuale chat rimasta aperta. Questa memoria operativa è separata dalle copie eventualmente conservate per migliorare il prodotto.
Per migliorare la comprensione linguistica, la pertinenza e l’esecuzione degli strumenti di Poki, PreventivOk può conservare per massimo 90 giorni la domanda e la risposta visibile dopo una redazione automatica e cifratura applicativa. La redazione riduce i dati riconoscibili ma il contenuto residuo resta trattato come dato personale. L’accesso interno è limitato al titolare, avviene una conversazione alla volta ed è registrato senza copiare il testo nell’audit. La conservazione è basata sull’interesse legittimo sottoposto a bilanciamento: l’utente può opporsi in ogni momento e cancellare anticipatamente le catture dalle impostazioni. L’opposizione non impedisce l’uso di Poki. L’utente non deve inserire password, codici di autenticazione, dati completi di carte, dati sanitari, nomi di pazienti, categorie particolari di dati, dati senza valida base giuridica o informazioni non necessarie. Poki e il backend possono bloccare, mascherare o rifiutare tali contenuti. I dati di utenti e clienti non sono destinati, per scelta di PreventivOk, all’addestramento dei modelli, ad altri utenti o a cataloghi globali.
9. Dati trattati da Poki
Quando è attivato e usato, Poki tratta soltanto i dati pertinenti alla richiesta: messaggi testuali; audio, PDF o immagini forniti volontariamente quando la relativa funzione è disponibile; dati necessari del profilo o del cliente; preventivi e voci; costi, pagamenti e stato degli incassi; impostazioni fiscali consultabili; risultati minimizzati degli strumenti backend. I dati sono selezionati dal backend secondo richiesta e permessi: non vengono inviati automaticamente tutti i dati dell’account e i documenti completi sono trasmessi solo quando indispensabili. Sono vietati password, credenziali, dati completi di carte, dati sanitari, nomi di pazienti, dati di terzi non necessari e contenuti illeciti. Filtri e controlli riducono il rischio, ma l’utente deve minimizzare ciò che comunica.
10. Provider di intelligenza artificiale
Per fornire Poki, i dati strettamente necessari alla richiesta sono trasmessi a OpenAI tramite chiamate effettuate esclusivamente dal backend Django; la chiave API non è esposta nei client. Le richieste usano store=false e PreventivOk non abilita la condivisione volontaria dei dati per l’addestramento. OpenAI può conservare log tecnici antiabuso fino a 30 giorni. Il rapporto è disciplinato dal DPA OpenAI; trasferimenti e garanzie sono descritti nella sezione dedicata. Nessun dato è inviato a OpenAI prima dell’attivazione volontaria e dell’effettivo uso di Poki.
11. Sicurezza dei Dati
PreventivOk adotta misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o divulgazione indebita. Le misure verificate comprendono cifratura delle comunicazioni mediante HTTPS, autenticazione e controlli di accesso, limitazione dell’accesso ai soggetti e servizi autorizzati, hosting principale nell’Unione europea e manutenzione dei componenti applicativi. Le misure sono riesaminate in relazione alla natura dei dati, all’evoluzione tecnologica e ai rischi del trattamento. Questa descrizione non costituisce una garanzia assoluta di sicurezza.
12. Conservazione dei Dati
I dati sono conservati secondo questi criteri:
- account, profilo, clienti, preventivi, voci e PDF: per la durata dell’account, salvo cancellazione richiesta e obblighi applicabili
- costi, pagamenti e documenti amministrativi: per i termini contabili, fiscali o di tutela applicabili, fino a 10 anni quando richiesto
- assistenza: fino alla chiusura e al seguito necessario
- log tecnici, di sicurezza e degli errori interni: massimo 90 giorni
- marketing: fino alla revoca o al venir meno della finalità; prova del consenso e suppression list restano finché necessarie a dimostrare e rispettare la scelta
- log individuali di invio o errore email: dopo 90 giorni indirizzo, utente ed eventuale errore sono cancellati o resi non riconducibili; bounce e reclami restano nella suppression list finché necessario a impedire ulteriori invii
- dati Apple e Google: per verifica del piano, assistenza e contestazioni, nei limiti dei termini applicabili
- identificativi tecnici Stripe storici: massimo 10 anni dalla fine del rapporto storico, poi cancellati; i documenti soggetti a obblighi fiscali seguono i relativi termini
- Poki: domanda e risposta visibile, dopo redazione e cifratura, massimo 90 giorni per miglioramento del prodotto, salvo opposizione o cancellazione anticipata; bozze strutturate massimo 30 giorni; metadati tecnici delle esecuzioni massimo 90 giorni; audit delle aperture amministrative massimo 12 mesi e senza testo; OpenAI può conservare log antiabuso fino a 30 giorni.
13. Comunicazioni e campagne di marketing interne
Le campagne promozionali sono inviate soltanto agli utenti con un consenso marketing valido. La scelta è separata, facoltativa e non preselezionata; il rifiuto non impedisce l’uso del servizio. Il consenso può essere revocato in ogni momento tramite il link di disiscrizione o contattando il titolare. Amazon SES è utilizzato per la consegna. PreventivOk utilizza e persiste nell’applicazione soltanto invio, errore, bounce e reclamo; non utilizza né persiste nel database eventi individuali di apertura o clic.
14. Dati dei clienti inseriti dall’utente
L’utente professionale determina finalità e base giuridica del trattamento dei dati dei propri clienti e deve essere autorizzato a inserirli in PreventivOk. Augello Antonio tratta tali dati per erogare il servizio secondo le istruzioni dell’utente e non li usa per finalità incompatibili. Per gli utenti professionali, l’Accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 28 GDPR costituisce parte integrante delle condizioni del servizio ed è disponibile all’indirizzo https://preventivok.com/accordo-trattamento-dati/.
15. Diritti dell’Utente
Nei casi previsti dalla normativa, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati; può inoltre revocare il consenso senza pregiudicare i trattamenti precedenti. Ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente. Non sono previste decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi nell’ambito di Poki.
Per esercitare i diritti o chiedere informazioni: [email protected]. La richiesta sarà gestita previa verifica proporzionata dell’identità quando necessaria.
16. Modifiche alla Privacy Policy
La Privacy Policy può essere aggiornata. Per modifiche sostanziali sarà mostrata la nuova versione e ne sarà registrata la presa visione; l’accettazione dei Termini non equivale a un consenso privacy per trattamenti facoltativi.