Aviso de privacidad de PreventivOk
Última actualización: 07/08/2026
1. Titular del Tratamiento
El titular del tratamiento es Augello Antonio, persona física. PreventivOk es el nombre del servicio.
Dirección: Via Scaramuzzi, 6, 71013 San Giovanni Rotondo (FG), Italia
Email de contacto: [email protected]
2. Tipos de Datos Recogidos
PreventivOk puede tratar:
- nombre de usuario, dirección de correo electrónico y contraseña conservada mediante hash
- datos del perfil, fiscales, profesionales y de contacto
- datos de los clientes introducidos por el usuario
- presupuestos, partidas, notas, costes, pagos y estado de los cobros
- documentos PDF generados o cargados
- solicitudes de asistencia y comunicaciones
- datos técnicos, registros de seguridad y errores estrictamente necesarios
- preferencias y prueba del consentimiento de marketing
- identificadores técnicos, producto, estado y período de la suscripción recibidos de Apple o Google
- si el usuario activa y usa Poki, los datos descritos en las secciones dedicadas y pertinentes a su solicitud.
Los datos pueden ser consultados por el usuario interesado y, dentro de los límites necesarios, por Augello Antonio, por personas autorizadas y por los proveedores técnicos empleados para prestar, proteger y asistir el servicio.
3. Finalidad del Tratamiento
Los datos se tratan para crear y gestionar la cuenta, permitir la gestión de clientes, presupuestos, costes y pagos, generar PDF, sincronizar los datos, proporcionar asistencia y verificar el plan. Si el usuario activa y usa Poki, los datos estrictamente necesarios se tratan para comprender la solicitud; recuperar información autorizada; asistir en la gestión de clientes y en la creación o modificación de presupuestos; generar PDF; preparar comunicaciones; asistir con costes, pagos e ingresos; explicar datos fiscales y administrativos elaborados por el backend; proponer recordatorios y operaciones disponibles. La pregunta y la respuesta visible también pueden conservarse temporalmente, después de su redacción y cifrado, para mejorar la comprensión lingüística, la pertinencia y la ejecución de las herramientas de Poki. Los datos técnicos pueden tratarse para la seguridad, la prevención de abusos, la protección del servicio, el diagnóstico de errores y la continuidad operativa. Las comunicaciones promocionales son una finalidad distinta y facultativa.
4. Base Jurídica del Tratamiento
Ejecución del contrato o medidas precontractuales: cuentas, clientes, presupuestos, PDF, sincronización, verificación del plan, asistencia solicitada y Poki exclusivamente después de la activación voluntaria y durante el uso. La activación de Poki es una elección funcional separada, revocable en todo momento, y no coincide con el consentimiento de marketing.
Interés legítimo: seguridad, prevención de abusos y fraudes, protección del servicio, registros técnicos necesarios, gestión de errores y mejora de la comprensión, pertinencia y ejecución de las herramientas de Poki mediante conservación temporal redactada y cifrada, después del equilibrio requerido y con derecho de oposición.
Consentimiento: exclusivamente para marketing y para otros tratamientos que lo requieran expresamente. El consentimiento de marketing es separado, opcional y revocable; no es la base de los tratamientos necesarios para el servicio.
5. Suscripciones a través de Apple y Google y datos históricos de Stripe
Las nuevas suscripciones de pago están disponibles exclusivamente a través de Apple App Store o Google Play Store. PreventivOk no ofrece checkout web y no procesa ni conserva los datos completos de las tarjetas. La compra, renovación, cancelación y reembolso se gestionan por la tienda según sus condiciones. PreventivOk recibe únicamente la información técnica necesaria para verificar la compra, el producto, el estado y el período de la suscripción y para habilitar el plan. Apple y Google tratan los datos según sus respectivas políticas de privacidad y condiciones.
Stripe ya no está disponible para nuevas suscripciones. Algunos datos técnicos y administrativos relativos a suscripciones contratadas en el pasado pueden conservarse durante el tiempo necesario para la gestión de la relación, las obligaciones legales y la protección de los derechos.
6. Compartición de Datos con Terceros
Los datos pueden ser tratados por proveedores técnicos seleccionados, dentro de los límites necesarios para la prestación, la seguridad y la gestión del servicio:
- Hetzner, para alojamiento, base de datos y almacenamiento de objetos en la Unión Europea
- Cloudflare, para distribución de contenidos, disponibilidad y seguridad de la red
- Apple y Google, para autenticación cuando es elegida por el usuario y para compras y suscripciones en sus respectivas tiendas
- Amazon SES, en la región de Milán, para la entrega de correos electrónicos
- OpenAI, proveedor de los modelos de inteligencia artificial utilizados por Poki, únicamente después de la activación voluntaria y durante el uso de la función
- Sentry, para monitoreo de fallos y diagnóstico de errores técnicos; pueden transmitirse mensaje de error, stack trace y datos técnicos de contexto, mientras que el envío automático predefinido de PII está desactivado.
7. Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo
El alojamiento principal de Hetzner y Amazon SES está configurado en la Unión Europea. Sin embargo, pueden producirse tratamientos o accesos desde países externos al EEE en los siguientes casos:
- Cloudflare: red global y empresas o subresponsables también en Estados Unidos y en otros países indicados en la documentación del proveedor; garantía aplicable: decisión de adecuación cuando esté disponible y Cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea para las demás transferencias
- Amazon Web Services: accesos o transferencias limitadas necesarias para la prestación, mantenimiento, asistencia u obligaciones legales, también desde Estados Unidos o de los países de los subresponsables; garantía aplicable: Cláusulas contractuales tipo incorporadas en el DPA de AWS y medidas suplementarias
- OpenAI: OpenAI Irlanda y empresas asociadas o subresponsables, también en Estados Unidos y en los países publicados en la lista de subresponsables; garantía aplicable: decisión de adecuación cuando esté disponible o Cláusulas contractuales tipo previstas en el DPA de OpenAI
- Sentry: infraestructura y empresas o subresponsables también en la Unión Europea y en Estados Unidos; garantía aplicable: decisión de adecuación y Data Privacy Framework cuando sea aplicable, o Cláusulas contractuales tipo previstas en el DPA de Sentry.
El interesado puede solicitar una copia o información sobre las garantías escribiendo a [email protected]. Las condiciones y las listas actualizadas están disponibles en los DPA y en las páginas oficiales de los respectivos proveedores.
8. Poki — asistente basado en inteligencia artificial
Poki es el asistente de IA integrado en PreventivOk para los usuarios con plan Premium activo. La disponibilidad puede ser progresiva y requerir una actualización de la app. El uso es opcional y requiere una activación separada: la aceptación de los Términos y la toma de conocimiento de la Política de Privacidad no activan Poki. El tratamiento comienza únicamente cuando el usuario lo activa y lo utiliza; la desactivación interrumpe el acceso a Poki sin perder las demás funcionalidades Premium.
En función de las funciones disponibles en la app, Poki puede consultar datos autorizados; crear nuevos clientes; crear o modificar presupuestos, precios, cantidades, IVA, descuentos y descripciones; generar PDF; preparar correos electrónicos y enviarlos únicamente después de una confirmación que muestre destinatario, asunto, texto y adjuntos; crear, modificar o eliminar costes y pagos; actualizar el estado de pago de un presupuesto; crear recordatorios separados. Cada operación que crea, modifica, elimina o envía datos requiere vista previa, resumen y confirmación explícita. Poki no puede modificar o eliminar clientes existentes, modificar configuraciones fiscales o credenciales, gestionar la cuenta o la suscripción, realizar eliminaciones masivas, eliminar la cuenta, acceder a los datos de otros, enviar campañas masivas ni tomar decisiones autónomas con efectos significativos.
Poki está identificado como asistente de IA: las respuestas, las extracciones y las transcripciones pueden ser incompletas, inexactas o no actualizadas y deben ser verificadas por el usuario; no sustituyen la asesoría fiscal, legal, contable, médica o financiera. La autenticación, las autorizaciones, el aislamiento de las cuentas, la validación de los datos, los cálculos fiscales y los importes oficiales siguen siendo determinísticos en el backend Django.
Para mantener el contexto durante un chat activo, Poki conserva en el servidor los últimos diez intercambios pertinentes, dentro de un límite total de 30.000 caracteres, con cifrado a nivel de aplicación. El contenido sirve únicamente para formular las respuestas posteriores del mismo chat, no está disponible como historial navegable y se elimina cuando el chat se cierra. La app conserva únicamente el identificador del chat activo y, en el siguiente inicio, elimina el chat que pudiera haberse quedado abierto. Esta memoria operativa está separada de las copias que eventualmente se conserven para mejorar el producto.
Para mejorar la comprensión lingüística, la pertinencia y la ejecución de las herramientas de Poki, PreventivOk puede conservar un máximo de 90 días la pregunta y la respuesta visible después de una redacción automática y un cifrado a nivel de aplicación. La redacción reduce los datos identificables, pero el contenido residual sigue tratándose como dato personal. El acceso interno está limitado al titular, se realiza una conversación a la vez y se registra sin copiar el texto en la auditoría. La conservación se basa en el interés legítimo sometido a una evaluación de ponderación: el usuario puede oponerse en cualquier momento y eliminar anticipadamente las capturas desde los ajustes. La oposición no impide el uso de Poki. El usuario no debe introducir contraseñas, códigos de autenticación, datos completos de tarjetas, datos sanitarios, nombres de pacientes, categorías especiales de datos, datos sin base jurídica válida ni información no necesaria. Poki y el backend pueden bloquear, enmascarar o rechazar dichos contenidos. Los datos de usuarios y clientes no están destinados, por decisión de PreventivOk, al entrenamiento de los modelos, a otros usuarios ni a catálogos globales.
9. Datos tratados por Poki
Cuando está activado y se utiliza, Poki trata únicamente los datos pertinentes a la solicitud: mensajes de texto; audio, PDF o imágenes proporcionados voluntariamente cuando la función correspondiente está disponible; datos necesarios del perfil o del cliente; presupuestos y partidas; costes, pagos y estado de los cobros; configuraciones fiscales consultables; resultados minimizados de las herramientas del backend. Los datos son seleccionados por el backend según la solicitud y los permisos: no se envían automáticamente todos los datos de la cuenta y los documentos completos se transmiten solo cuando son indispensables. Están prohibidas las contraseñas, las credenciales, los datos completos de tarjetas, los datos sanitarios, los nombres de pacientes, los datos de terceros no necesarios y los contenidos ilícitos. Los filtros y controles reducen el riesgo, pero el usuario debe minimizar lo que comunica.
10. Proveedor de inteligencia artificial
Para proporcionar Poki, los datos estrictamente necesarios para la solicitud se transmiten a OpenAI mediante llamadas realizadas exclusivamente desde el backend Django; la clave API no se expone en los clientes. Las solicitudes utilizan store=false y PreventivOk no habilita la compartición voluntaria de los datos para el entrenamiento. OpenAI puede conservar registros técnicos de protección contra el abuso hasta 30 días. La relación está regulada por el DPA de OpenAI; las transferencias y las garantías se describen en la sección correspondiente. No se envía ningún dato a OpenAI antes de la activación voluntaria y del uso efectivo de Poki.
11. Seguridad de los Datos
PreventivOk adopta medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales de accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida. Las medidas verificadas incluyen el cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS, la autenticación y los controles de acceso, la limitación del acceso a los sujetos y servicios autorizados, el alojamiento principal en la Unión Europea y el mantenimiento de los componentes aplicativos. Las medidas se revisan en relación con la naturaleza de los datos, la evolución tecnológica y los riesgos del tratamiento. Esta descripción no constituye una garantía absoluta de seguridad.
12. Conservación de los Datos
Los datos se conservan según estos criterios:
- cuentas, perfil, clientes, presupuestos, entradas y PDF: durante la duración de la cuenta, salvo cancelación solicitada y obligaciones aplicables
- costes, pagos y documentos administrativos: por los períodos contables, fiscales o de protección aplicables, hasta 10 años cuando se requiera
- asistencia: hasta el cierre y el seguimiento necesario
- registros técnicos, de seguridad y de errores internos: máximo 90 días
- marketing: hasta la revocación o la desaparición de la finalidad; la prueba del consentimiento y la lista de supresión se conservan mientras sean necesarias para demostrar y respetar la elección
- registros individuales de envío o error de correo electrónico: después de 90 días, la dirección, el usuario y cualquier error se eliminan o se hacen no rastreables; los reenvíos (bounce) y las reclamaciones quedan en la lista de supresión mientras sea necesario para impedir envíos adicionales
- datos de Apple y Google: para verificación del plan, asistencia y controversias, dentro de los límites de los términos aplicables
- identificadores técnicos históricos de Stripe: máximo 10 años desde el fin de la relación histórica, y luego se eliminan; los documentos sujetos a obligaciones fiscales siguen los plazos correspondientes
- Poki: pregunta y respuesta visibles, después de redacción y cifrado, máximo 90 días para mejora del producto, salvo oposición o cancelación anticipada; borradores estructurados máximo 30 días; metadatos técnicos de las ejecuciones máximo 90 días; auditoría de aperturas administrativas máximo 12 meses y sin texto; OpenAI puede conservar registros antiausno hasta 30 días.
13. Comunicaciones y campañas de marketing internas
Las campañas promocionales se envían únicamente a los usuarios con un consentimiento de marketing válido. La elección es separada, opcional y no preseleccionada; el rechazo no impide el uso del servicio. El consentimiento puede revocarse en todo momento mediante el enlace de baja o poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento. Amazon SES se utiliza para la entrega. PreventivOk utiliza y persiste en la aplicación únicamente envío, error, bounce y reclamo; no utiliza ni persiste en la base de datos eventos individuales de apertura o clic.
14. Datos de los clientes introducidos por el usuario
El usuario profesional determina las finalidades y la base jurídica del tratamiento de los datos de sus clientes y debe estar autorizado a introducirlos en PreventivOk. Augello Antonio trata dichos datos para prestar el servicio según las instrucciones del usuario y no los utiliza para finalidades incompatibles. Para los usuarios profesionales, el Acuerdo sobre el tratamiento de los datos conforme al artículo 28 del RGPD forma parte integrante de las condiciones del servicio y está disponible en la dirección https://preventivok.com/accordo-trattamento-dati/.
15. Derechos del Usuario
En los casos previstos por la normativa, el interesado puede solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación, la oposición y la portabilidad de los datos; además, puede revocar el consentimiento sin perjudicar los tratamientos anteriores. Tiene derecho a presentar una reclamación ante el Garante per la protezione dei dati personali o ante la autoridad competente. No se prevén decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o análogos significativos en el ámbito de Poki.
Para ejercitar los derechos o solicitar información: [email protected]. La solicitud será gestionada previa verificación proporcionada de la identidad cuando sea necesaria.
16. Modificaciones de la Política de Privacidad
La Política de Privacidad puede ser actualizada. Para modificaciones sustanciales se mostrará la nueva versión y se registrará la toma de conocimiento; la aceptación de los Términos no equivale a un consentimiento de privacidad para tratamientos opcionales.